Office-Manager*in im Regionalbüro West, Düsseldorf, Germany 201 views

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Office-Manager*in im Regionalbüro West

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Job-ID: V000046127

Einsatzort: Düsseldorf

Einsatzzeitraum: 01.10.2021 – 21.01.2022

Fachgebiet: Sachbearbeitung, Office-Management, Übersetzung

Art der Anstellung: Voll- oder Teilzeit

Bewerbungsfrist: 06.08.2021

Tätigkeitsbereich

Das Regionalbüro West am Standort Düsseldorf gehört zu den vier GIZ Landesbüros in Deutschland. Regional zuständig für NRW, Hessen, Rheinland-Pfalz und das Saarland, unterstützt es die Landesregierungen bei der Umsetzung ihrer Internationalen Zusammenarbeit. Im Auftrag von Bundesressorts und der Privatwirtschaft werden Vorhaben in den Themenfeldern Wirtschaft und Beschäftigung, Stadtentwicklung und Kreislaufwirtschaft durchgeführt, bei denen die Kooperation mit deutschen und europäischen Netzwerkpartnern im Mittelpunkt steht. Für Vorhaben der Operativen Bereiche werden Leistungspakete umgesetzt. Die über 100 Mitarbeitenden verteilen sich auf die Standorte Bonn, Düsseldorf, Eschborn und Berlin (Internationale Delegationsreisen).

Ihre Aufgaben

Organisation des allgemeinen Büroablaufs am Standort Düsseldorf, bei Anfrage und Bedarf an den Standorten Bonn, Berlin und Eschborn; Umsetzung von Konzepten (Hygienekonzept, Mülltrennung etc.) und administrative/ organisatorische Unterstützung der Regionalbüroleitung

Koordinierung und Unterstützung bei Planung, Vorbereitung und Durchführung von internen Meetings, Workshops und externen Veranstaltungen des Regionalbüros West

Sachgerechte Ablage von Dokumenten und Pflege der Büroakten des Regionalbüros West sowie Vorbereitung und Begleitung interner Kontrollen und Revisionen

Erstellung von Kleinverträgen, Beschaffung und Verwaltung von Sachgütern für das Inland

Gewährleistung administrativer Prozesse wie Bestellungen, Rechnungsbestätigungen, Wochenberichte, Firmenticket etc.

Kontaktpflege zum/zur Objektbetreuer*in der GIZ-Büro-Immobilie in Düsseldorf, Ansprechpartner*in für die Untermieter*innen, Nachhalten der Reinigungsleistungen und Absprachen mit Objektleitung

Eigenständige Sicherstellung der Instandhaltung der angemieteten Immobilie von der Angebotseinholung bis hin zur Abnahme der erbrachten Leistung in Abstimmung mit GIZ internen Ansprechpartner*innen

Durchführung der jährlichen Inventur

Ihr Profil

Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit einschlägiger Berufserfahrung oder gleichwertige Fähigkeiten

Fundierte Kenntnisse im Office-Management

Sehr gute PC-Anwenderkenntnisse (MS-Office, SAP, MS-Teams, etc.)

Tags

global health

translation

Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie interkulturelle Kompetenz

Verantwortungsbewusstsein, Dienstleistungsorientierung, selbstständige strukturierte und gründliche Arbeitsweise, Organisationstalent sowie effektives Zeit- und Selbstmanagement

Fließende Deutschkenntnisse und zumindest gute Englischkenntnisse

Hinweise

Es handelt sich bei dieser Position um eine Elternzeitvertretung mit Option auf Verlängerung.

Der Arbeitsplatz ist für eine Besetzung in Vollzeit oder durch Teilzeitkräfte geeignet.

Die Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter. Wir streben jedoch an, den Anteil an Männern auf diesen Positionen zu erhöhen und würden uns über entsprechende Bewerbungen freuen.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir Bewerbungen grundsätzlich nur über unser E-Recruiting-System annehmen und bearbeiten können. Nach Bestätigung der erfolgreich erstellten Bewerbung bitten wir Sie, Ihren Spam / Junk Ordner regelmäßig zu überprüfen, da E-Mails unseres eRecruiting-Systems von manchen Providern als Spam eingestuft werden.

Die GIZ möchte den Anteil von Menschen mit Behinderung im Unternehmen erhöhen. Daher freuen wir uns über entsprechende Bewerbungen.

Hier können Sie sich einen Überblick zu unseren Leistungspaketen verschaffen.

Unsere Benefits

Wir sind ein Dienstleister der internationalen Zusammenarbeit für nachhaltige Entwicklung und arbeiten weltweit für eine lebenswerte Zukunft. In mehr als 130 Ländern unterstützen wir Projekte, um gemeinsam mit unseren Partnern nachhaltig Ziele zu erreichen.

In unserem Unternehmen haben alle die gleichen Chancen, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Religion, sexueller Orientierung oder körperlicher Beeinträchtigung. Fachliche und soziale Kompetenzen sind ausschlaggebend für die Besetzung unserer Positionen. Transparenz und faire Aufstiegschancen sind für uns ebenso selbstverständlich, wie die Übernahme von Führungspositionen unabhängig vom Geschlecht.

Zu Beginn Ihrer Arbeit steht eine Einarbeitungs- und Vorbereitungsphase, die Ihnen erste Einblicke in die GIZ verschafft und die Grundlagen für den bevorstehenden Einsatz sowie den Kontakt- und Netzwerkaufbau legt.

Personalentwicklung sowie die Teilnahme an Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen sind für uns selbstverständlich. Unsere Akademie für Internationale Zusammenarbeit (AIZ) unterstützt Sie bei Ihrer Kompetenzentwicklung.

Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ist Teil unserer Unternehmenspolitik. Flexible Arbeitszeiten und eine umfassende Vorbereitung der mitausreisenden Familie sind Beispiele für Möglichkeiten, die die GIZ ihren Mitarbeiter*innen bietet. Unsere Familienfreundlichkeit beinhaltet auch Unterstützung für die Betreuung von pflegebedürftigen Angehörigen.

Eine Rahmenarbeitszeit und die Möglichkeit zu mobilem Arbeiten bietet den Mitarbeiter*innen größtmögliche Flexibilität.

Wir bieten Ihnen vielfältige Teilzeitmodelle, damit Sie Ihr Berufs- und Privatleben flexibel gestalten können.

Wir ermöglichen unseren Mitarbeiter*innen das Ansparen von Arbeitszeitguthaben auf einem Langzeitkonto. Dieses Guthaben kann im Rahmen einer längeren Freistellung wieder abgebaut werden.

Das betriebliche Gesundheitsmanagement unterstützt unsere Mitarbeiter*innen weltweit in vielfältiger Weise dabei, ihre Gesundheit und Leistungsfähigkeit zu erhalten.

Umfangreiche Untersuchungen und Vorsorgemaßnahmen (z.B. bei Einstellung, vor Ausreise, während des Aufenthaltes in einem Einsatzland, im Notfall) sind für unsere Mitarbeiter*innen und mitausreisende Familienmitglieder eine selbstverständliche Leistung.

Wir honorieren die Erreichung vereinbarter Jahresziele durch eine variable Vergütung.

Wenn Ihre Familie Sie bei einem Standortwechsel nicht begleiten kann, unterstützen wir Sie bei dem entstehenden Mehraufwand mit einem Trennungsgeld. Damit können Sie zum Beispiel Reisen, Verpflegungskosten oder Kosten für doppelte Haushaltsführung ausgleichen.

Nachhaltigkeit und Umweltbewusstsein zählt zu unserer Unternehmensphilosophie. Wir unterstützen Sie daher finanziell mit einem Jobticket.

Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ist Teil unserer Unternehmenspolitik. Flexible Arbeitszeiten und eine umfassende Vorbereitung der mitausreisenden Familie sind Beispiele für Möglichkeiten, die die GIZ ihren Mitarbeiter*innen bietet. Unsere Familienfreundlichkeit beinhaltet auch Unterstützung für die Betreuung von pflegebedürftigen Angehörigen. In unserem Unternehmen haben alle die gleichen Chancen, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Religion, sexueller Orientierung oder körperlicher Beeinträchtigung. Fachliche und soziale Kompetenzen sind ausschlaggebend für die Besetzung unserer Positionen. Transparenz und faire Aufstiegschancen sind für uns ebenso selbstverständlich, wie die Übernahme von Führungspositionen unabhängig vom Geschlecht. Zu Beginn Ihrer Arbeit steht eine Einarbeitungs- und Vorbereitungsphase, die Ihnen erste Einblicke in die GIZ verschafft und die Grundlagen für den bevorstehenden Einsatz sowie den Kontakt- und Netzwerkaufbau legt. Das betriebliche Gesundheitsmanagement unterstützt unsere Mitarbeiter*innen weltweit in vielfältiger Weise dabei, ihre Gesundheit und Leistungsfähigkeit zu erhalten. Personalentwicklung sowie die Teilnahme an Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen sind für uns selbstverständlich. Unsere Akademie für Internationale Zusammenarbeit (AIZ) unterstützt Sie bei Ihrer Kompetenzentwicklung. Wir sind ein Dienstleister der internationalen Zusammenarbeit für nachhaltige Entwicklung und arbeiten weltweit für eine lebenswerte Zukunft. In mehr als 130 Ländern unterstützen wir Projekte, um gemeinsam mit unseren Partnern nachhaltig Ziele zu erreichen. Nachhaltigkeit und Umweltbewusstsein zählt zu unserer Unternehmensphilosophie. Wir unterstützen Sie daher finanziell mit einem Jobticket. Umfangreiche Untersuchungen und Vorsorgemaßnahmen (z.B. bei Einstellung, vor Ausreise, während des Aufenthaltes in einem Einsatzland, im Notfall) sind für unsere Mitarbeiter*innen und mitausreisende Familienmitglieder eine selbstverständliche Leistung. Wir ermöglichen unseren Mitarbeiter*innen das Ansparen von Arbeitszeitguthaben auf einem Langzeitkonto. Dieses Guthaben kann im Rahmen einer längeren Freistellung wieder abgebaut werden. Wir bieten Ihnen vielfältige Teilzeitmodelle, damit Sie Ihr Berufs- und Privatleben flexibel gestalten können. Eine Rahmenarbeitszeit und die Möglichkeit zu mobilem Arbeiten bietet den Mitarbeiter*innen größtmögliche Flexibilität. Wir honorieren die Erreichung vereinbarter Jahresziele durch eine variable Vergütung. Wenn Ihre Familie Sie bei einem Standortwechsel nicht begleiten kann, unterstützen wir Sie bei dem entstehenden Mehraufwand mit einem Trennungsgeld. Damit können Sie zum Beispiel Reisen, Verpflegungskosten oder Kosten für doppelte Haushaltsführung ausgleichen.

Kontakt & Bewerbung

Kundenportal der Abteilung Rekrutierung und Folgeeinsatz +49 6196/79-3200 kundenportal-rueckfragen@giz.de

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